Een verslag van een online vergadering maak je in drie stappen: de vergadering opnemen, de opname transcriberen en er besluiten en acties uit halen. Teams en Google Meet kunnen zelf transcriberen, mits je abonnement, de taalinstellingen en je IT-beheerder het toestaan. Zoom kan het ook, maar alleen met een betaald account en opname in de cloud (stand van oktober 2026). Lukt dat niet, of wil je een tekst met gescheiden sprekers, upload dan de opname op Supertranscriptie. Hieronder staat per tool waar je de opname vindt en wat je ermee doet.

Voordat je opneemt

Vertel de deelnemers aan het begin dat je opneemt en waarvoor je de opname nodig hebt. Zoom, Teams en Meet tonen bij de start een melding, maar die vervangt het vragen niet. Een gesprek waaraan je zelf deelneemt mag je in Nederland in principe opnemen voor eigen gebruik, maar zodra je het deelt of zakelijk gebruikt, spelen de privacy van de deelnemers en de AVG een rol. Kijk binnen een organisatie ook naar de interne regels; als er een ondernemingsraad is, heeft die bij opnames vaak een stem.

Zoom

Opnemen op je computer kan met elk Zoom-account, ook het gratis account (hulp van Zoom).

  1. Klik tijdens de vergadering onderin het scherm op Opnemen (“Record” in de Engelse interface). Staat in je account opname in de cloud aan, kies dan opnemen op deze computer.
  2. Na de vergadering zet Zoom de opname om; dat kan even duren.
  3. De bestanden staan standaard in de map “Zoom” in je documenten.

Daar vind je een MP4-video en een M4A-audiobestand. Voor de transcriptie is de M4A genoeg: het is hetzelfde geluid in een veel kleiner bestand en dus sneller geüpload.

Met een betaald account kun je ook in de cloud opnemen. Dan biedt Zoom een audiotranscriptie aan; of Nederlands erbij zit, controleer je in de lijst van ondersteunde talen. Voorwaarde is een Pro-, Business-, Education- of Enterprise-account met opname in de cloud en audiotranscriptie ingeschakeld (hulp van Zoom).

Microsoft Teams

Om een Teams-vergadering op te nemen heb je een passende licentie voor werk of school nodig, en je IT-beheerder moet opnemen hebben toegestaan. Gasten en mensen uit een andere organisatie kunnen er niet mee beginnen (Microsoft).

  1. Kies in de vergaderbesturing Meer acties en daarna Opnemen en transcriberen (de namen kunnen per versie iets verschillen).
  2. Stel de gesproken taal (Nederlands) in en wat er moet worden opgenomen; alleen audio kan als het geluid genoeg is.
  3. Bevestig je keuze.
  4. Na de vergadering verschijnt de opname in de vergaderchat. Ze staat in OneDrive van de organisator.
  5. Standaard mogen alleen de organisator en de medeorganisatoren haar downloaden. Ben je geen van beiden, vraag dan om het bestand.

Opnames kunnen na een bepaalde termijn verlopen, die je beheerder instelt. Bewaar dus op tijd wat je nodig hebt.

Met de opname start ook de transcriptie van Teams. Of Nederlands wordt ondersteund, zie je in de lijst met gesproken talen van Teams (Microsoft). De organisator en medeorganisatoren krijgen het transcript meestal als .docx of .vtt. Als dat bij jou werkt, heb je misschien helemaal geen andere tool nodig.

Google Meet

Niet elk account kan opnemen: je hebt een passend Google Workspace-pakket nodig (bijvoorbeeld Business Standard, Business Plus of Enterprise) of een Google One-abonnement met minstens 2 TB, en je beheerder moet de functie hebben ingeschakeld. Met een gratis Gmail-account lukt het niet (hulp van Google).

  1. Klik op je computer tijdens de vergadering rechtsonder op de vergaderhulpmiddelen en kies voor opnemen.
  2. Start de opname in het venster dat opent.
  3. De opname komt in Google Drive van de organisator, in de map “Meet Recordings”, met een submap per vergadering. De organisator en de persoon die de opname startte, krijgen de link per e-mail; hij hangt ook aan de agenda-afspraak.
  4. Download de video uit Drive.

Meet heeft ook een eigen transcriptie, maar die is alleen beschikbaar in bepaalde Workspace-pakketten en voor bepaalde talen (hulp van Google).

Een vergadering in dezelfde ruimte

Bij een bijeenkomst op locatie of een hybride vergadering leg je je telefoon midden op tafel, tussen de mensen, en neem je op met Spraakmemo’s of een willekeurige recorder. Voor de route op de iPhone lees je het artikel Spraakmemo naar tekst omzetten.

De transcriptie

  1. Open supertranscriptie.nl en upload het bestand: de M4A van Zoom of de video uit Teams of Meet. Een vergadering van twee uur upload je in één keer; de browser verdeelt hem zelf in delen.
  2. De tekst verschijnt met gescheiden sprekers: Spreker 1, Spreker 2 enzovoort. Namen kent de site niet; die vervang je zelf.
  3. Kopiëren zet de tekst met de sprekers op je klembord, Downloaden geeft een .txt-bestand. Voor een vergadering die je deelt (bijvoorbeeld een webinar) krijg je ook ondertitels als .srt of .vtt.

Zonder account worden alleen de eerste 30 minuten getranscribeerd, dus een vergadering van een uur wordt halverwege afgekapt. Log voor de hele vergadering in met Google of Apple. Tot januari 2027 is Pro voor iedereen gratis, met 10 uur transcriptie per maand en zonder kaart (Prijzen).

Er is geen live transcriptie en geen bot die de vergadering binnenkomt: Supertranscriptie verwerkt de opname nadat de vergadering is afgelopen.

Van transcriptie naar vergaderverslag

In Mijn notities kun je de opname rechtstreeks in een notitie importeren (“Opname importeren” in het menu van de notitie); het transcript verschijnt daar. Open dan “AI vragen”: de snelle opdrachten bieden “Samenvatten” en “Taken en afspraken”, en je kunt ook een eigen opdracht schrijven. Bijvoorbeeld:

Dit is het transcript van een vergadering. Spreker 1 is Sanne de Vries, spreker 2 is Mark Jansen. Schrijf een verslag met: aanwezigen, besproken onderwerpen in een paar regels, besluiten, acties (wie, wat, voor wanneer), openstaande punten. Schrijf alleen op wat er is gezegd; markeer onduidelijke punten met een vraagteken.

De AI laat eerst de nieuwe versie zien, met de wijzigingen gemarkeerd. Daarna kies je of je de notitie vervangt, een nieuwe notitie maakt of de samenvatting onderaan toevoegt. Voor het antwoord worden de notitie en de bijbehorende transcripties naar Google Gemini gestuurd.

Controleer het resultaat altijd aan de hand van het transcript. De AI kan door elkaar halen wie zich waartoe heeft verplicht, en cijfers en termijnen lees je beter na in de tekst. Voordat je een vertrouwelijke vergadering in een AI-tool zet, zoek je bovendien uit wat je organisatie toestaat.

Schrijf je het verslag liever zelf, dan volstaat een bruikbaar sjabloon met een paar regels:

  • Datum, tijd en tool (Zoom, Teams, Meet)
  • Aanwezigen en afwezigen
  • Agendapunten
  • Besluiten
  • Acties: wie doet wat voor wanneer
  • Openstaande punten en datum van de volgende vergadering

Een besluitenlijst legt alleen vast wat is besloten en wie wat doet. Notulen geven daarnaast het verloop van de discussie weer. Voor de meeste teamoverleggen is een besluitenlijst genoeg, en de transcriptie levert je de stof voor allebei.

Heeft het verslag juridische betekenis (een algemene ledenvergadering, aandeelhoudersvergadering, ondernemingsraad), dan hangt de vorm af van de regels die voor het orgaan gelden, zoals de statuten of het reglement van orde. De transcriptie is een goede basis, maar vervangt de notulen niet.

Waar de opname naartoe gaat

De spraakherkenning wordt gedaan door ElevenLabs (VS). De opname komt daar alleen aan om verwerkt te worden. Het bestand dat je op de startpagina uploadt, bewaren we niet. In Mijn notities blijven de opname en de transcriptie in je account staan tot je ze verwijdert. De details staan in het privacybeleid.